Velike tvrtke i vlada već godinama koriste upravljanje projektima kao način postizanja ključnih poslovnih rezultata. Ali upravljanje projektima nije samo za veliki kraj grada. Male tvrtke također mogu imati koristi korištenjem alata i tehnika za upravljanje projektima kako bi potaknule postizanje svojih ciljeva.
Što je projekt?
PMBOK definira projekt kao “privremeni pothvat poduzet u cilju stvaranja jedinstvenog proizvoda ili usluge”. Projekt, kao i posao, zahtijeva korištenje oskudnih resursa za postizanje unaprijed određenog skupa ciljeva. Velike ili male, većina organizacija sada ključne akcije, aktivnosti ili zadatke naziva ‘projekt’.
Ali što je zapravo projektni menadžment i kako se primjenjuje na mala poduzeća?
Projektni menadžment je upravo to: upravljanje projektom. Zahtijeva identifikaciju i upravljanje nizom ključnih elemenata. Morate odrediti:
Što trebate učiniti (opseg)
Zašto to radite (mandat)
Kako će se to postići (pristup)
Kada su potrebni resursi – ljudski ili drugi
Tko će obavljati svaki zadatak (resursi)
Što može poći po zlu (upravljanje rizikom)
Točnije, trebate postaviti sljedeća pitanja:
Zašto
Koji su vaši ciljevi?
Zašto radite projekt?
Koji su opipljivi i mjerljivi rezultati koje pokušavate postići?
Što (Opseg)
Što radiš?
Što ne radiš?
U što niste sigurni?
Kako (plan)
Kakav je vaš pristup – tj. kako ćete isporučiti projekt?
Koja su vam sredstva potrebna?
Koliki je vaš proračun?
Koji su zadaci koje treba obaviti?
Što su isporučeni rezultati – tj. što se proizvodi?
Hoćemo li imati redovite sastanke na kojima ćemo razgovarati o projektu?
Kada (raspored)
Kojim redoslijedom se stvari trebaju dogoditi
Postoje li ovisnosti između ovih zadataka
Koliko ljudi je potrebno u koje vrijeme?
Tko (resursi)
Tko će raditi na svakom zadatku?
Koliki je njihov posao za projekt kao i njihove druge aktivnosti
Znaju li doista što trebaju učiniti i rokove za to
Što može poći po zlu (upravljanje rizikom)
Što su zaustavljači predstave?
Koji su predvidljivi problemi?
Kakav je utjecaj ako se nešto od ovoga dogodi?
Što možemo poduzeti kako bismo smanjili bilo kakav utjecaj?
Uloga voditelja projekta
Nakon što odredite opseg projekta, proračun, zahtjeve za resursima i raspored te identificirate potencijalne kočnice i rizike, morate imenovati voditelja projekta koji će voditi projekt naprijed.
Voditelj projekta igra ključnu ulogu. Od njih se traži da:
Upravljanje i vođenje projektnog tima
Komunicirajte i pregovarajte s projektnim timom i ostatkom organizacije
Donijeti odluke
Planiranje, praćenje i kontrola rada tima
Izvješće o napretku
Voditelju projekta treba dati dovoljno ovlasti da se ‘pozabavi’ zadanim poslom i treba mu osigurati resurse kako bi osigurao da će projekt biti uspješan, a ne da se od samog početka kladi na neuspjeh.
