Kao aktivnog voditelja projekta i trenera upravljanja projektima, ljudi me često pitaju koji su temeljni aspekti uspješnog upravljanja projektima. Iako je o toj temi napisano mnogo izvrsnih knjiga, ja uvijek sažim ono za što vjerujem da su najbolje prakse u srcu dobrog upravljanja projektima.
Definirajte opseg i ciljeve
Da bi bilo koji projekt bio uspješan, morate razumjeti što projektom treba postići. Pretpostavimo da vas šef zamoli da organizirate kampanju kojom ćete potaknuti zaposlenike na davanje krvi. Je li cilj ovoga dati što više krvi lokalnoj banci krvi? Ili radi podizanja prepoznatljivosti tvrtke u lokalnoj zajednici? Odluka o tome koji je pravi cilj pomoći će vam da odredite kako ćete krenuti s planiranjem i upravljanjem projektom.
Voditelj projekta također treba definirati opseg projekta. Je li organizacija prijevoza osoblja do banke krvi u sklopu projekta? Ili bi se osoblje trebalo samostalno probiti tamo? Odluka o tome koje su aktivnosti unutar ili izvan opsega projekta ima veliki utjecaj na količinu posla koji je potrebno obaviti tijekom projekta.
Razumijevanje toga tko su dionici također je ključno ako namjeravate pridobiti njihovu podršku i razumjeti što svaka osoba očekuje da će dobiti od projekta. Nakon što ste definirali opseg i ciljeve, morat ćete navesti dionike da ih pregledaju i prihvate ih, kao i dogovoriti tko bi trebao biti na popisu dionika.
Definirajte rezultate
Da biste postigli željeni ishod projekta, morate definirati koje stvari (ili proizvode) treba isporučiti do kraja projekta. Ako je vaš projekt reklamna kampanja za novu čokoladicu, tada bi jedan od rezultata mogao biti umjetničko djelo za novinski oglas. Dakle, trebate odlučiti koje će se opipljive stvari isporučiti i dovoljno detaljno dokumentirati što je to. Na kraju dana, netko će na kraju obaviti posao da proizvede isporučenu vrijednost, pa to treba jasno i nedvosmisleno opisati.
Nakon što definirate rezultate, morat ćete pozvati ključne dionike da pregledaju posao i natjerati ih da se slože da to točno i nedvosmisleno odražava ono što očekuju da će biti isporučeno od projekta. Nakon što se slože, možete početi planirati projekt. Nedovoljno detaljno ili jasno definiranje rezultata često je razlog zašto projekti krenu po zlu.
Planiranje projekta
Ovo je vrijeme kada definirate kako ćete postići željeni ishod projekta utjelovljen unutar ciljeva i definicije isporučivih rezultata. Planiranje zahtijeva da voditelj projekta odluči koji su ljudi, resursi i proračun potrebni za dovršetak projekta. Morat ćete odlučiti hoćete li svoj projekt podijeliti na faze kojima se može upravljati, odlučiti koji će proizvodi biti isporučeni u svakoj fazi i odlučiti o sastavu vašeg projektnog tima. Budući da ste već definirali isporuke, morate odlučiti koje su aktivnosti potrebne za proizvodnju svake isporuke.
Možete koristiti tehnike kao što su Work Breakdown Structures (WBS) koje će vam pomoći da to postignete. Morat ćete procijeniti vrijeme i trud potrebne za dovršetak svake aktivnosti, ovisnosti između povezanih aktivnosti i odlučiti o realnom rasporedu za dovršetak aktivnosti. Uvijek je dobra ideja uključiti projektni tim u procjenu koliko će aktivnosti trajati jer će oni zapravo obavljati posao. Zabilježite sve to u dokumentu projektnog plana. Također morate pridobiti ključne dionike da pregledaju i pristanu na ovaj plan.
Prilikom izrade projektnog plana, voditelj projekta često je pod pritiskom da izradi plan koji ispunjava (nerealna) očekivanja nekih od dionika. Ovdje je važno da voditelj projekta smisli realan raspored – onaj za koji on/ona misli da ga je realno postići. Nikome nećete učiniti uslugu ako podlegnete pritisku i pristanete isporučiti projekt u potpuno nerealnom rasporedu.
Komunikacija
Čak su i najbolje napravljeni projektni planovi beskorisni ako nisu učinkovito priopćeni projektnom timu. Svi u timu moraju točno znati što se od njih očekuje, koje su njihove odgovornosti i za što su odgovorni. Jednom sam radio na projektu u kojem je voditelj projekta sjedio u svom uredu okružen velikim ispisima svojih najnovijih planova u boji. Problem je bio u tome što nitko u njegovom timu nije znao koji su zadaci i prekretnice jer on s njima nije podijelio plan. Nepotrebno je reći da je projekt naišao na razne probleme jer su ljudi odlazili i radili aktivnosti koje su smatrali važnima, umjesto da su radili aktivnosti koje im je dodijelio voditelj projekta.
