Nijedan projekt nikada nije bez rizika, ali priroda i složenost projekta vjerojatno će odrediti utjecaj rizika na ukupni uspjeh projekta. No bez obzira je li projekt mali ili velik, jednostavan ili složen, učinkovita strategija upravljanja rizikom smanjit će učinak ako i kada se rizici pojave. Kako bi se upravljalo rizicima, potrebno ih je identificirati i analizirati prije početka projekta i tijekom cijelog životnog ciklusa projekta.
Glavni zadaci uključeni u upravljanje rizikom su:
Izrada plana upravljanja rizicima koji će pomoći u identificiranju i analizi rizika, praćenju rizika i odgovoru na njih.
Uspostavljanje i održavanje dnevnika rizika s popisom rizika i njihove ozbiljnosti. Ovo je koristan dokument ne samo za praćenje rizika, već i za komuniciranje rizika svim dionicima.
Analiza vjerojatnosti pojavljivanja svakog rizika i njegovog utjecaja na razini zadatka i na cjelokupni projekt u smislu rezultata i rasporeda
Razvijanje strategije za odgovor na rizike koji se javljaju
Uključivanje sredstava za nepredviđene slučajeve i nepredviđeno vrijeme izgradnje u raspored projekta
Upravljanje rizikom nije samo odgovornost voditelja projekta, već i dionika jer oni imaju osobni interes da projekt bude uspješno dovršen. Dakle, dionici bi također trebali biti svjesni svih identificiranih rizika i plana koji je postavljen za njihovo upravljanje i ublažavanje.
Postoje uobičajeni uzroci rizika koji se lako mogu identificirati u mnogim projektima, kao što su:
Kvalificirani članovi projektnog tima odlaze tijekom projekta
Kvar opreme
Nepravovremeno postignute poslovne odluke i dogovori
Loše upravljanje očekivanjima kupaca
Nedostatak jasnoće u dokumentu o poslovnim zahtjevima
Netočne procjene
Tehnološka ograničenja kao što su problemi s performansama ili kapacitetom
Loša komunikacija između korisnika i pružatelja usluga
Ali Plan upravljanja rizicima također mora biti dovoljno fleksibilan da se nosi s onim rizicima koji se nisu mogli predvidjeti i stoga nisu identificirani prije nego što su se dogodili. Vrlo često je strategija koja se koristi za rješavanje ovih neočekivanih rizika ta koja određuje konačni uspjeh projekta.
Za sve rizike koji su identificirani bilo prije početka projekta ili tijekom projekta voditelj projekta bi obično odredio rješenje. Ovi rizici potencijalno mogu prouzročiti kašnjenja u rasporedu i spriječiti isporuku zadatka, ali ih iskusan voditelj projekta s dobrim upravljačkim i komunikacijskim vještinama relativno lako kontrolira.
Postoje različiti načini odgovora na rizik koji se dogodio, ali najčešći načini su:
Prihvatiti – rizik se može prihvatiti, u kojem će slučaju voditelj projekta morati uvjeriti kupca da raspored, proračun ili rezultati neće biti ispunjeni. Kupac će morati prihvatiti takva odstupanja ako se projekt smatra uspješnim.
Prijenos – ako je rizik koji se pojavio takav da se određeni zadatak, značajka ili funkcija ne mogu isporučiti, tada se može prenijeti na budući projekt, čime se odgađa potreba za rješavanjem toga u sadašnjosti. Ovaj bi odgovor zahtijevao obradu kroz formalni proces upravljanja promjenama.
Ublažiti – moguće je ponuditi prihvatljivo rješenje koje će smanjiti ili eliminirati problem.
Vrijedno je napomenuti da rizici povremeno mogu imati pozitivan učinak i zapravo mogu dovesti do poboljšanja ili poboljšanja projekta koja nisu uzeta u obzir na početku.
Plan upravljanja rizicima također će uključivati prioritizaciju rizika projekta i njihovo rangiranje u odnosu na proračun, raspored projekta i rezultate. Poredak će prepoznati da bi neki projektni rizici mogli biti prihvatljivi, dok su neki neprihvatljivi i zahtijevali bi izvedivo rješenje.
